השנה החדשה מאפשרת לכל בעל עסק לעשות חישוב מסלול מחדש ולהתחיל לייעל את העסק. חלק מהשינויים המבורכים שעשויים להישאר עימנו גם לאחר הקורונה, קשורים לגמישות מלאה במקום העבודה. בתקופה שמרבית העובדים נמצאים בבית, וממשיכים לבצע את המשימות החשובות של העסק באופן מקוון, אתם יכולים לחסוך סכום ניכר במעבר למודל שכירות גמיש של המשרד. אילו הזדמנויות ניצבות בפניכם כיום?

האם לשמור על המשרד הקיים ולהמשיך לשלם שכירות?

רבים מתלבטים כיום האם להמשיך להחזיק את המשרד הקיים. חלק מהעסקים עברו לחלוטין לעבודה מהבית. הם סגרו את המשרד, אך עדיין משלמים שכירות חודשים על מרחב מעוצב עם שלט "סגור". אחרים ויתרו על המשרד לחלוטין, ועברו לעבוד מהבית. אלה, משלמים מחיר יקר מאד על המוניטין שבנו במשך השנים שבהן לקוחות יכלו לבקר ולחוש את העסק. פגישות עסקיות בזום יכולות להתאים לשבוע או שבועיים אך לא לשנה שלמה.

נוסף על כך, לעבודה מהבית יש מחיר נוסף, מרבית בעלי העסקים הם גם בעלי משפחות. עבודה לצד הילדים מעניקה זמן נוסף עמם, אך יכולה להוות גם הסחת דעת משמעותית. חשבו על כמות הפעמים שאמרתם "סליחה" ללקוח או עובד בזמן שיחת עסקית חשובה, שבה הילדים נכנסו לפתע לחדר לשאול שאלה כלשהי.

כיום, יש אפשרות לשמור על המוניטין של המשרד, וליצור סביבת עבודה נוחה בלי לשלם את השכירות החודשית הכואבת – מרחבי עבודה משותפים.

מהו מרחב עבודה משותף?

מרחב עבודה משותף הוא חלל משרדי המחולק למשרדים קטנים ולעמדות עבודה (שולחנות משותפים). מרחבים אלה כוללים מטבח מאובזר שתכולתו עומדת לרשות העובדים, חדרי ישיבות, שירותי מזכירות, פקס ועוד מגוון רחב של שירותים המתחלקים בין יושבי המקום. קיימים כיום בעולם מעל שניים עשר מיליון חללי עבודה בגדלים שונים שחלקם בבעלות פרטית ואחרים בבעלות עירונית.

אחד מהיתרונות הגדולים של חללי עבודה משותפים, לצד השכירות הנמוכה הוא הגמישות הרבה בתנאי ההשכרה. ניתן לשכור את המשרדים הללו לשימוש מספר פעמים בחודש, לשימוש חודשי קבוע או לשנה שלמה. את החוזה ניתן להפסיק בכל עת (בדרך כלל בהתראה של 30 ימים מראש), וכן לשכור שטחים רבים יותר באותו המשרד כאשר הארגון גדל.

בתקופה הנוכחית של משבר הקורונה, החללים המשותפים הופכים לאפשרות המועדפת על ידי בעלי מקצועות חופשיים רבים, חברות הייטק, גרפיקאים, רואי חשבון ואנשים פרטיים בעלי מיזם חדש. היתרון הרב בגמישות ההשכרה וכן האפשרות להתאים את השטח הדרוש לצרכי החברה באותה עת הופך את השכרת המשרדים למשתלמת במיוחד.

יש בעלי מקצוע המשתמשים במרחב המשותף כדי לצאת ולעבוד מחוץ למרחב הביתי ללא הפרעה. אחרים משתמשים במשרד כמקום מפגש עם לקוחות פוטנציאליים, משקיעים ועמיתים עסקיים. המתחם המעוצב והמאובזר ללא השקעה של שקל אחד על ריהוט או ציוד משרד, הופכים כל מרחב עבודה משותף לאמצעי למזעור הוצאות העסק בתקופה של חוסר וודאות כלכלית.

מקום מפגש ליזמים בתחילת הדרך

עם השנים מרחבי עבודה קיבלו תפקיד נוסף בצמיחה של עסקים קטנים. חלק מהם הפכו לאקסלרטורים לחברות הזנק שבהן יזמים חדשים יכולים לשמוע הרצאות ולקבל ליווי מיזמים וותיקים. חדרי הישיבות הופכים לשעה קלה לחדר שבו רעיונות חדשים עולים לאוויר ומקבלים משוב מידי מיזמים ומשקיעים חדשים. למשל, בעלי חברות הון סיכון המחפשים השקעות מעניינות חדשות, מגיעים ומלמדים על התהליך המאתגר של גיוס הון בתחילת הדרך.

באופן־ספייס עצמו, שבו ממוקמים שולחנות של מפתחים וגרפיקאים הפועלים יחדיו למימוש הסטראט־אפ אפשר לפגוש כשרונות חדשים ולהתחיל להפיח חיים במיזם משותף. סביר להניח, שבעשור הקרוב במקום לשמוע על מיזמים שהוקמו בחנייה או מקלט של בית או במעונות של סטודנטים, נשמע על מספר יזמים שנפגשו בחלל עבודה משותף והתחילו את הארגון הבין־לאומי המפורסם יחדיו.

עוזבים את המשרדים היקרים ועוברים למודל שפוי

אם נחשוב על זה לרגע, מהו משרד? הוא מקום מפגש ועבודה בעל ארבע קירות המחולק למשרדי משנה, ריהוט משרדי וציוד. כיום, חברות השוכרות משרדים המתפרשים על קומה שלמה מוציאות הון עתק רק כדי לרכוש את הציוד שבו העובדים משתמשים מספר שעות ביום, לשלם על מכונת הקפה, המקרר, המדפסות, הדיו, מערכת התקשורת בארגון, האינטרנט, החשמל, השכירות החודשית ועוד מגוון רחב של הוצאות.

כאשר בוחרים לעבוד בתוך מרחב עבודה המשותף לבעלי מקצוע רבים, ניתן לחסוך את כל ההוצאות הללו שיכולות להגיע לעשרות אלפי שקלים בכל חודש. העובדים עדיין ייהנו מקפה איכותי בבוקר ממכונה מרשימה המתוחזקת על ידי בעלי מתחם המשרד המשותף. כל זאת, ללא תשלום של חשבונות החשמל, המים והאינטרנט הנלווים לעבודה היומיומית.

למעשה, משרדים רבים הפועלים במתחם יוקרתי משלמים הון על המיקום האיכותי של המשרד והעלות למ"ר גבוהה מאד, למרות שמרבית החדרים במשרד אינם מאוכלסים. לעומת זאת, חללים משותפים מעניקים את כל היתרונות הללו בעלות של אחוזים בודדים מעלות אחזקת משרד משלכם.

חדר ישיבות רק כשצריך אותו

חשבו כמה פעמים השתמשתם בפועל בחדר הישיבות במשרד שלכם? האם בכל יום הוא הפך להיות מקום מפגש לכל המשרד? בחללי עבודה משותפים תמצאו חדר ישיבות מאובזר, הכולל מקרן בדרך כלל, מקומות ישיבה רבים ושולחן מרשים במרכז. כמות המקומות ליד השולחן מספיקה לאכלס מחלקה שלמה, וניתן לצפות במצגות ולערוך שיחות וידאו ואודיו עם לקוחות או ספקים מעבר לים בלחיצת כפתור. למעשה, אתם מקבלים את כל היתרונות של משרד יוקרתי מאובזר, רק לחודשים שבהם אתם זקוקים לו. שאר השנה, כאשר כולם נמצאים בסגר או בחופשת הקיץ, אינכם צריכים לשלם שכירות חודשית ויכולים לנתק את ההון הזה להשקעה בפיתוח העסק.

לסיכום, מרחבי עבודה הופכים להיות האמצעי הנוח והיעיל ביותר ליהנות מעבודה בסביבה משרדית, להיפגש עם לקוחות וליצור נטוורקינג משמעותי, בעלות משתלמת ותוך ניצול נכון יותר של משאבי החברה. השנה הזו יותר מכל שנה אחרת, ניתן לזהות את היתרון הרב הטמון במעבר לחללים אלה.